关于做好2018年度国家自然科学基金项目结题的通知

各有关单位:

        2018年度国家自然科学基金项目结题工作已开始,请各单位通知合同时间到2018年12月31日前的项目负责人(请在ISIS系统查询下载本单位的清单),认真做好结题的各项数据整理、财务结算等工作。

        项目负责人应认真阅读《国家自然科学基金资助项目研究成果管理办法》《资金管理办法》和相关类型项目管理办法,根据项目的完成情况,实事求是地撰写《国家自然科学基金资助项目结题/成果报告》(以下简称结题/成果报告),并保证填报内容真实、数据准确,注意知识产权保护,不得出现国家《科学技术保密规定》中列举的属于国家科学技术秘密范围的内容

        一、结题工作要点

        1. 项目负责人登录信息系统,按要求撰写结题/成果报告并将附件材料电子化后一并在线提交;项目负责人下载并打印最终PDF版本结题/成果报告,向依托单位提交签字后的纸质结题/成果报告原件(不含附件材料)。项目负责人应保证纸质结题/成果报告内容与电子版一致。

        2. 项目负责人应根据《资金管理办法》的有关规定,以及《国家自然科学基金项目资金决算表编制说明》的具体要求,会同科研、财务等部门及时清理账目与资产,如实编制《国家自然科学基金项目资金决算表》,确保决算数据真实、准确,资金支出合法、有效。有多个单位共同承担一个项目的,项目负责人和合作研究单位的参与者应当分别编制项目资金决算,经所在单位审核后,由项目负责人汇总编制。

        3. 项目负责人撰写结题/成果报告时,请不要将待发表或未标注国家自然科学基金资助和项目批准号等的论文列入结题/成果报告;不要直接复制论文内容作为结题/成果报告内容。

        4. 自然科学基金委在准予项目结题之后,将在科学基金共享服务网(npd.nsfc.gov.cn)及国家科技报告服务系统(www.nstrs.cn)上公布结题/成果报告全文。

 

        二、各项工作时间节点

        1. 在线填报:201914日前,项目负责人需通过ISIS系统上传《结题/成果报告》电子文件,完成提交工作。提交后请项目负责人随时留意项目审核状态,如有退回修改请尽快完成后再次提交。

        各二级单位科研管理人员请及时做好结题报告审核工作,以免延误。

        科研院对二级单位审核完成的结题报告进行终审并提交基金委。

        2. 经费决算审核:2019111日前项目负责人携带正式纸质材料一式2份(涉及经费调整的项目请另携带《经费预算调整表》复印件以备审核)到财务处科研经费科(中山楼二期205)审核经费决算,并签字确认。

        注意:正式材料的审核状态应为“等待基金委接收纸质材料”。各附属医院的项目由各医院财务部门审核盖章,办法参照上述执行。

        3. 结题/成果报告提交: 2019117日前提交双面打印的正式纸质材料一式2份,由二级单位统一报送。二级单位需对提交的纸质材料进行审核,要点如下:

        (1)资料的真实性和完整性。

        (2)项目负责人承诺:亲笔签名及署上日期。

        (3)依托单位财务部门签章:附属医院由各医院财务审核签章,学院由学校财务处科研经费管理科审核签章。

        (4)版本号确认:需为“等待基金委接收纸质材料”状态的版本号。

        (5)附件:无需报送纸质附件

 

        三、结题/成果报告填报的具体要求

        请详细阅读填报说明(2016版)(附件1)

 

        四、项目经费决算

        请详细阅读《国家自然科学基金项目决算表编制说明》(见附件2)

        项目负责人需根据预算口径按实际支出情况填写。通过中山大学财务管理信息系统(http://finance.sysu.edu.cn:8800)查询项目经费使用情况,使用“收支汇总表”、“收支明细表”、“预算执行进度表”的财务数据,如实编制项目决算报表,如实际的归类与财务系统不一致的,请提供说明。

        2014年以前(含2014年)批准的资助项目填报决算时,按照“国家自然科学基金项目资金决算表编制说明”相关要求完成新旧科目衔接后再进行填报。

        (一)决算截止日

        决算统计截止日期为项目截止日。该日期之后,决算表审签之前的开支,以及已经提交网报单,但财务处未进行财务审核的,不能计算在已开支范围内。

        国际合作类交流型项目(如在华召开国际会议和出访类项目),因拨款延时的,做个案处理。

        (二)决算前项目负责人需要完成的工作

        1. 对于有外拨合作单位经费的项目。在每笔合作经费外拨合作单位时,未返还相应的管理费、水电费和劳务费额度的,请在决算截止日之前凭协议、经费转出凭单号(在财务管理系统上的记录)到科研院补办手续。

        2. 对于餐费、接待费、礼品费、手机电话费、个人抬头的固定电话话费、行业协会会员费、论文答辩费、保健费、罚款、捐款、赞助、投资等,不得开支。不得开支部分由项目负责人自行整改,于决算截止日之前整改完毕。调账申请表下载地址:

        http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/org/org12/org12e/32723.htm

        3. 对于项目实施过程中,实际开支未完全按照预算执行,如符合以下条件,可以在学校进行预算调整,并于决算截止日之前完成预算调整手续:

        (1)项目预算总额不变的情况下,材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费预算如需调整的;

        (2)会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下需调剂使用的;

        (3)设备费预算不予调增,如需调减用于项目其他方面支出的。

        预算调整申请表下载地址:

        http://home3.sysu.edu.cn/finance/cn/org/org12/org12e/32720.htm

        4. 项目负责人到学校财务部门进行审核时,需携带经费本或注明对应项目的财务经费卡号。

 

        五、特别说明:

        1. 请各位项目负责人,妥善保管好项目实施情况的原始记录,以备基金委审查。根据《国家自然科学基金条例》规定“第二十九条:基金管理机构应当对基金资助项目实施情况、依托单位履行职责情况进行抽查,抽查时应当查看基金资助项目实施情况的原始记录”,一旦抽查发现原始记录有弄虚作假情况,国家基金委将撤销原资助项目,并追回已拨经费;情节严重的,5至7年不得申请或者参与申请国家自然科学基金资助。

        2. 为确保结题工作的按期完成,请各单位和项目负责人严格按照通知的要求及时提交相关材料,过期不予受理:逾期未报送有关报告者,将会影响到对该项目实施质量的评估及后续项目的支持。另外,未按时提交结题材料者将按逾期待结题处理,项目负责人当年不得申请项目,且逾期待结题项目纳入限项检索范围!

   

联系人:刘琳琳,蔡南乔

联系电话:020-84111595/84115962

邮箱:sysunsfc@mail.sysu.edu.cn

科研财务科:020-84111020,cwckyk@mail.sysu.edu.cn

 

                                                 科学研究院

                                              2018年12月17日

附件:

1. 《结题/成果报告》填报说明

2. 国家自然科学基金项目决算表编制说明

3.  正文撰写模版

4.  《国家自然科学基金结题报告》通用模版

5.  相关管理办法

6.  结题成果报告填写操作说明