中山大学关于印发《中山大学会议费管理办法》的通知(中大财务〔2016〕15号)

 

 

 

中大财务〔2016〕15号

 

中山大学关于印发《中山大学会议费管理办法》的通知

 

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位、各附属医院(单位),产业集团,各有关科研机构:

        《中山大学会议费管理办法》已经2016年第18次校党委常委(扩大)会议审议通过,现予以印发,请遵照执行。

 

 

                           中山大学                   

2016年8月31日                

 

中山大学会议费管理办法

 

        第一章  总则

        第一条  为进一步加强和规范学校会议费管理,依据《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>的通知》(中办发〔2016〕50号)要求和有关法律、行政法规,结合学校实际,制定本办法。

        第二条  本办法适用于学校所属机关部、处、室、学院、直属系、直属单位及科研机构(以下简称“各单位”)。

        第三条  本办法所指的会议是指学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

        国内业务会议是指因教学、科研及学科建设需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会、论证会等。

        国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

        在华举办国际会议是指报经教育部或国务院审批同意的、在我国境内举办的国际会议。

        第四条  各单位在举办会议时,应按精简高效、厉行节约的原则,严格控制会议规模,节约费用支出,注重会议质量,提高会议效率。

 

        第二章  会议管理

        第五条 各单位在举办会议前应当按规定履行审批手续,根据会议类型确定会议数量、会期、规模。会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

        第六条 国际会议应当按照教育部或国务院规定提前履行有关审批手续。

        第七条  各单位举办的业务会议次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应按照学术活动实际情况确定。国内管理会议会期一般不得超过3天,会议报到和离开时间合计不得超过1天。

        第八条  各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段。

        第九条  各类会议应当优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所举办。因工作需要必须在校外召开的,应当安排在四星级(含)以下宾馆,原则上不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。有党中央、国务院领导出席、且经过教育部或国务院批准的会议,可以在五星级定点饭店召开。

 

        第三章  会议费报销

        第十条 各单位举办的国内会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

        (一)对于全部使用财政拨款举办的国内会议,不得再向参会人员收取费用。

        (二)对于使用多种资金渠道举办的国内会议,按照成本补偿的原则,各单位可以适当向参会人员收取会议费。

        (三)对于有赞助收入的国内会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

        第十一条  各单位举办会议取得的会务费和赞助费等会议费收入,应当开具合法票据,收入必须及时全额上交学校,严禁自收自支。

        第十二条  办会业务开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、设备租赁费、交通费、文件印刷费、医药费、办公文具费用等;

        前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

        第十三条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额标准以内据实报销。会议费综合定额标准如下:

 

单位:元/人天                          

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内管理会议

390

130

80

600

国内业务会议

500

150

100

750

在华举办国际会议

700

300

200

1200

 

 

        第十四条  不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

        第十五条  下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合定额标准:

        (一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可以对照学校相应标准予以报销。

        (二)速记费、同声传译人员翻译费、同声传译设备租赁费。

        (三)参会专家及工作人员费用。办会单位根据需要,向邀请参会专家发放的咨询费、讲课(含学术报告)费和会务工作人员加班费。

        第十六条  确因工作需要委托其他单位代办会议的,需与受托单位签订委托办会协议或合同,会议费在规定标准内报销。

        第十七条  电视电话会议也是会议的一种形式,各单位应当编制会议计划,费用开支标准按与电信部门的协议价格结算,不按照会议费综合定额标准结算,参会人数不受限制,但会场要从严控制,节约支出。

        第十八条  会议费的支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。以现金方式结算的支出需符合国家现金管理暂行条例的规定。

        第十九条  会议主办单位一般应在会议结束后一个月内集中一次性办理报销手续。

 

        第四章  监督检查和责任追究

        第二十条  会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

        各单位对使用本单位经费举办的会议承担监管责任。各单位应当加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。

        第二十一条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

        各单位办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供香烟和高档菜肴;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

        国内管理会议不得报销会场花草、背景板、水果和宴请等与会议无关的费用。

        第二十二条  学校审计处会同有关部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

        (一)会议的审批是否符合规定;

        (二)会议费开支范围和开支标准是否符合规定;

        (三)会议费报销和支付是否符合规定;

        (四)会议会期、规模是否符合规定,会议是否在规定的地点和场所召开;

        (五)是否向下属单位转嫁、摊派会议费;

        (六)会议费管理和使用的其他情况。

        第二十三条 违反本实施细则规定,有下列行为之一的,依法依规追究办会单位和相关人员的责任:

        (一)计划外召开会议的;

        (二)以虚报、冒领手段骗取会议费的;

        (三)虚报会议人数、天数等进行报销的;

        (四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

        (五)违规报销与会议无关费用的;

        (六)其他违反本办法行为的。

        有前款所列行为之一的,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,报请学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的,移送司法机关处理。  

 

        第五章 附则

        第二十四条  产业集团、附属医院(单位)可以按照本办法,制定符合本单位情况的会议费管理制度。

        第二十五条  本办法由财务与国资管理处负责解释。本办法自2016年9月1日起执行。 

 

中山大学校长办公室 

  2016年8月31日印发